高校檔案管理質量保障體系建設探究
我要投稿 論文查重 來源:學報編輯部 時間:2019-02-21 瀏覽:
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摘  要:隨著我國經濟的發展和社會的進步,我國高校也隨之發展。高校的檔案管理制度一直是高校建設和日常管理工作中的重要內容。高校的檔案不僅記載著高校的日常工作,更記載著高校的人才培養以及科研成果,社會效益和歷年高校所組織的各種活動,所以在整個高校管理體系中起著至
關 鍵 詞: 高校;檔案管理;質量保障體系;建設探究
作  者:梁慧
單  位:沈陽音樂學院
正  文: 一、高校檔案管理工作的現狀及其存在的問題 我國目前的高校檔案管理情況不是很樂觀,檔案管理水平和質量都還不夠完善,依然存在著很多問題。 1.各高校管理人員在檔案管理方面并不夠重視,對于檔案的建立和檔案的歸檔等都沒有進行系統的管理。高校檔案管理職能部門就是針對于檔案管理制度專門建立的,但是很多高校對于檔案的歸檔制度并沒有明確的細則,即使某些高校制定了檔案歸檔的相關細則,但是卻不能根據檔案細則的規定來實施。某些高校的檔案管理人員并沒有盡職盡責的去進行管理,其并沒有對于檔案管理的知識進行認真的研究,只是對于檔案管理的一般工作進行實施,例如對檔案的保管和分類等,這樣建立的檔案并不系統也并不完整。 2.高校檔案管理工作缺乏設計性?、持續性和長期性。檔案管理工作必須得到各個高校領導的足夠重視,這樣才能使檔案管理工作得到長時間的持續發展。在進行監管的短時間之內檔案管理達到了應有的標準,但是一旦達標之后后續的檔案管理工作并不積極,使檔案管理工作有持續性和長期性是各個高校的檔案管理工作必須應該具備的條件。有很大一部分高校管理人員對于檔案管理工作有著認知缺陷,他們認為檔案管理工作并不重要甚至到了可有可無的程度,對于檔案管理方面的認知有著嚴重的誤區,更有人認為檔案室就只是單純的起到存放檔案的作用。綜合以上,讓檔案管理工作很難實施進行,因此很多專業技術人員沒有被得到重用,以至于檔案管理工作一直達不到想要的質量? 3.不規范的檔案管理工作。根據目前的各個高校的檔案管理工作來說,并沒有相應的制度去限制檔案管理工作,其主要特點表現在如下幾個方面:第一,對于檔案收集沒有認真且仔細的處理。在各個高校檔案收集的過程中,沒有遵循檔案管理規章制度,普遍現象表現為交的部門不全,交與不交完全由部門管理檔案的個人來決定;第二,對于檔案的管理缺乏規范性。檔案管理人員對于檔案管理專業技術掌握的并不全面,規范性的缺失是整理檔案最大的缺陷。對于檔案借閱問題來說,檔案管理人員往往對于內部人員的借閱缺乏約束性,因此造成了檔案的缺失,對于外界人員的借閱就會十分困難,因此造成了內部檔案缺失外部難以看到的狀況,并且檔案閱讀完不歸還的事情經常發生,因此對檔案的完整程度造成了極大的影響。 4.檔案管理的設備十分落后。學科建設、科研建設等是很多高校極其重視的方面,但是對于檔案管理的建設卻很容易被忽視,表現為對于檔案管理建設的經費投入不夠,造成檔案管理方面的設施十分落后,因此檔案管理室對于檔案的保護并不到位。檔案管理室的設備落后使檔案管理的安全性無處可談。 5.設備信息化的程度不高導致了檔案管理的程度嚴重落后。目前來說很多高校的檔案管理方式還停步于人工分類管理的狀態,因此導致了檔案管理的工作效率極其低下,如今的社會信息技術發展十分迅速,人工管理檔案的方式在現如今的社會環境下很難生存。一些高校雖然建立了檔案信息管理庫,但其功能還停步于簡單的納入階段,距離高水平全信息化,自動化的發展還有很大的差距。因此對于檔案管理的信息化設備還有待提高。 二、高校檔案管理與自組織評估 自組織評估室高效答案管理中的一種創新型管理辦法,它在進行評估的過程中以開放的角度對事物進行評價和篩選,最終得出答案。自組織評估系統有以下幾個特點: 1.全方位開放性 自組織評估模式的開放性是自組織評估最重要的特點之一。這里的開放性主要是指對高校檔案管理體系的保障機制是面向公眾,面向全校師生的。另外一點是可以保證各個環節,各個要素的開放性。這樣更可以使檔案建立管理制度更加透明化和公開化。 2. 非線性相互作用機制 非線性相互作用機制是自組織評估的另一個重要特點之一。自組織評估模式是高校檔案管理的一個復雜的系統。它要求各要素和各環節之間有著復雜的非線性相互連接作用。這種非線性相互作用機制不可以用直線簡單的刻畫出來,也不需要疊加效果的原理,只需各個系統之間呈現出非線性的相互關系即可。這有利于該系統的正常運作,更有利于系統的非線性活動機制的自我調節能力提升。 3. 可持續發展性 自組織評估的最后一個顯著特點就是可持續發展性。因為自組織評估的主體為學生和教師,所以該環節對于學生和教師的發展有著積極的推動作用,從長遠的角度來看,這有利于學生的可持續發展。 三、高校檔案管理質量保障體系的構建 1.立足于法,搞好建章立制工作 想要真正的改善我國的高校檔案管理體系,就要立足于法律,建立相關的規章制度。在科學技術迅速發展的今天,信息化在各行各業都得以運用,高校檔案管理體系也不例外。傳統的高校檔案管理模式已經跟不上時代的步伐,所以學校應該不斷地進行改革和創新,借此來完善高校檔案管理體系。工作人員對檔案管理制度不夠重視,也是因為沒有相關的規章制度所約束。立足于法律建設完善的規章制度,違反規章制度者必懲罰,整治高校檔案管理制度的管理風氣,這樣才能使高校檔案管理制度更好地發展。 2.加強高校檔案信息化建設 不斷地加強高校檔案制度信息化建設有利于高校檔案管理制度更好的發展。各大高校應該從自己本校的實際情況著手,建立適合自己本校發展的檔案信息系統,保證實現檔案管理系統的信息化建設。另外,還應該不斷地進行檔案信息系統的升級,增加其查詢功能,排序功能和匯總功能,提高系統的方便快捷性。只有實現高校檔案的信息化建設,才能使高校檔案管理制度更加完善。 3.加強檔案隊伍建設,提高業務素質 高校的檔案管理體系存在問題有一部分是管理人員的責任。我們應該不斷地加強管理人員的職業素養和專業知識水平,以便他們更好地為高校檔案管理體系服務。積極開展高校檔案管理制度的培訓,讓所有上崗人員都進行專業的培訓后才能任職。另外,應多多鼓勵,調動高校檔案管理人員的積極性,使他們對自己的工作盡心盡力。只有提高了工作人員的職業素養,我國的高校檔案管理制度才能更好的發展。 4.加強檔案利用工作,積極開展檔案研究 高校設置檔案管理部門的意義在于滿足教師和學校對檔案資源的需要。只有對學校的資源有備案才能在需要的時候及時調出。為了加強檔案利用工作,廣大師生要積極開展檔案調查研究,不斷的對高校的檔案管理體系進行升級和創新。首先應該滿足從事檔案工作者的人數要求,有足夠多的工作人員才可以保證工作的正常運轉。建立專門的檔案閱覽室,為學校的教師與學生提供查閱的地方。另外,還要加強檔案的開發程度,把現有的檔案全部進行分類統計和排序,以便在需要的時候更快的找出。另外,檔案管理的工作者應積極參加有關高校檔案的研究工作和相關課題,積極的進行學術溝通和交流,不斷的提高對檔案管理的認識和水平。 四、結束語 綜上所述,隨著我國的科技進步,我國的高校檔案管理制度已經逐漸的走向信息化、智能化和現代化,跟緊了時代的步伐,但卻也存在著一些問題。比如,高校的管理人員對檔案管理的工作不是十分重視,導致檔案收集不全,檔案管理系統不夠完善。再比如檔案管理的設計十分落后,導致檔案管理體系的工作進度跟不上,造成工作的延誤。我們應該積極地加強高校檔案隊伍的建設,提高從業者的職業素養和專業知識,根據法律建設相應的規章制度。只有這樣,我國高校檔案管理體系才能夠更好的發展。 參考文獻: [1]金銀海,網絡環境下高校檔案館服務的新模式[J].蘭臺世界,2006( 23). [2]李麗華.淺論高校檔案管理工作信息化、網絡化與標準化建設[J].湖北師范學院學報(自然科學版),2011(04). [3]劉雁,張立新.試論高校檔案管理的信息化建設[[J].長春師范學院學報,2012(03 ).

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